Trois documents réglementaires structurent l’obligation de vigilance en droit français du travail. Parmi eux, la liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail occupe une place centrale : elle engage directement la responsabilité de l’employeur et conditionne la conformité de toute relation commerciale avec un sous-traitant. Méconnu des néophytes, ce document est pourtant immanquable dès lors qu’un contrat dépasse 5 000 euros HT cumulés sur l’année.

À retenir

Dans quelles situations cette liste nominative est-elle obligatoire ?

L’obligation de fournir cette liste repose sur l’article D8254-2 du Code du Travail. Elle s’impose à tout prestataire ou sous-traitant dont le contrat conclu avec un donneur d’ordre atteint ou excède le seuil de 5 000 euros HT cumulés annuellement. Ce n’est pas le montant d’une seule facture qui compte, mais bien le total des prestations réalisées pour un même client sur l’année civile.

Concrètement, une société de nettoyage qui intervient régulièrement dans les locaux d’une entreprise partenaire doit produire cette attestation dès que le cumul annuel dépasse ce seuil — même si chaque intervention prise isolément reste modeste. Le document doit être remis lors de la conclusion du contrat, puis actualisé tous les six mois jusqu’à la fin de l’exécution, conformément à l’article D8254-4 du Code du Travail.

Cette durée de validité de 6 mois est impérative. Une attestation expirée expose le donneur d’ordre à une responsabilité solidaire si son prestataire s’avère en infraction. Les articles D8222-5 et R8222-1 du Code du Travail précisent d’ailleurs que l’objectif premier de ce dispositif est de lutter contre le travail dissimulé — une préoccupation majeure pour les autorités françaises en matière de régulation du marché du travail.

Cas spécifique des entreprises de travail temporaire : selon l’article D8254-5 du Code du Travail, la communication de la liste est considérée comme accomplie lorsque les informations relatives au salarié étranger figurent directement dans le contrat de mise à disposition conclu avec l’utilisateur. Cette dérogation simplifie les formalités dans le secteur de l’intérim sans en supprimer l’exigence de fond.

Quels salariés étrangers figurent dans cette liste et quelles informations y indiquer ?

Tous les ressortissants de pays situés hors de l’Espace Économique Européen sont concernés. L’Espace Économique Européen regroupe les 27 États membres de l’Union Européenne ainsi que cinq pays supplémentaires : Andorre, Islande, Liechtenstein, Norvège et Saint-Marin. Les salariés originaires de ces pays ne nécessitent pas d’autorisation de travail spécifique et n’ont donc pas à figurer dans la liste.

Deux exceptions méritent attention. D’abord, les ressortissants croates : malgré l’appartenance de la Croatie à l’UE depuis 2013, des dispositions transitoires ont conduit à les inclure dans cette liste. Ensuite, les salariés britanniques ayant établi leur domicile en France après le 1er janvier 2021, date d’entrée en vigueur du Brexit, doivent désormais être mentionnés. Ceux déjà résidents avant cette date bénéficient d’un régime distinct.

Pour chaque salarié concerné, la liste nominative doit mentionner :

• Sa date d’embauche
• Sa nationalité
• Le type de titre valant autorisation de travail : carte de séjour, carte de résident ou carte de séjour temporaire
• Le numéro d’ordre du titre

Ces données sont extraites du registre unique du personnel, document obligatoire dans toute entreprise employant des salariés. Le document final est compatible avec le RGPD, ce qui impose une gestion rigoureuse des données personnelles collectées.

Le tableau ci-dessous synthétise les informations à renseigner pour chaque salarié étranger soumis à autorisation :

Une entreprise n’employant aucun salarié hors EEE n’est pas dispensée pour autant. Elle doit fournir au donneur d’ordre une attestation de non-emploi de salariés étrangers hors EEE, qui remplace la liste nominative dans ce contexte. Une couverture adaptée pour les salariés impatriés peut également être requise selon la situation contractuelle.

Peines encourues et responsabilité du signataire

L’attestation constitue une déclaration sur l’honneur. Elle doit porter la signature originale d’une personne habilitée à engager juridiquement la société — mandataire social ou mandataire désigné — accompagnée du lieu, de la date et du cachet de l’entreprise.

La mention de l’article 441-7 du Code Pénal est obligatoire en bas du document. Ce texte prévoit, en cas de fausse déclaration, 1 an d’emprisonnement et 15 000 euros d’amende. Lorsque la falsification vise à porter préjudice au Trésor public ou au patrimoine d’un tiers, les peines montent à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende. Des sanctions lourdes, conçues pour dissuader toute tentative de fraude à l’emploi.

Le donneur d’ordre, de son côté, porte une responsabilité propre. S’il ne vérifie pas la conformité des attestations de ses prestataires, il s’expose à une responsabilité solidaire en cas d’irrégularité constatée. Cette logique rejoint d’ailleurs certains principes qui encadrent les droits et devoirs des agents en matière de contrôle et d’obligation de vigilance dans la sphère publique.

Pour rester conforme durablement, mettre en place un calendrier de renouvellement des attestations tous les six mois est la démarche la plus efficace. Adossé à un registre unique du personnel tenu à jour, ce suivi permet d’anticiper toute demande de vérification — et d’éviter les sanctions qui pèsent autant sur le prestataire que sur le donneur d’ordre.